SISTEM BUKU
BESAR UMUM
Gambar diatas mencirikan sistem buku besar umum (General Ledger System-GLS) sebagai suatu
pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus
informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam
jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini
mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen
(MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS berasal dari subsistem
siklus transaksi dan akan terjadi umpan balik dari FRS. Lainnya yang mungkin
tidk memiliki siklus pemrosesan formal akan dimasukkan ke GLS secara langsung
VOUCHER
JURNAL
Gambar diatas menunjukkan dokumen yang disebut voucher jurnal
yang merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat
digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi
yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang
dipengaruhi. Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung
jawab, voucher jurnal menyediakan
pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak
diotorisasi. Kebanyakan perusahaan telah mengganti buku besar umum dengan
file voucher jurnal.
BASIS DATA
GLS
Basis data GSL terdiri atas :
a. File Master Buku Besar Umum (General Ledger Master File)
Merupakan file utama dalam basis data GLS. Basis dari
file ini adalah kode bagan akun perusahaan. FRS mengambil dari file master buku
besar umum untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS juga menggunakan
file ini untuk mendukung kebutuhan informasi internal.
b. File Sejarah Buku Besar Umum (General Ledger History File)
Memiliki format yang sama dengan file master buku
besar umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan
komporatif dengan basis historis.
c. File Voucher Jurnal (Journal Voucher File)
Merupakan total voucher jurnal yang diproses pada
periode saat ini. File ini memiliki tujuan yang sama seperti jurnal buku besar
umum tradisional.
d. File Sejarah Voucher Jurnal (Journal Voucher History File)
Berisi voucher jurnal untu periode masa lalu. Informasi
historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk
memperhitungkan penggunaan sumber daya.
e. File Pusat Pertanggungjawaban (Responsibility Center File)
Berisi data pendapatan, pengeluaran, dan penggunaan
sumber daya lainnya. MRS mengambil data-data ini untuk dimasukkan dalam
persiapan laporan pertanggungjawaban manajemen.
f.
File Master
Anggaran (Budget Master File)
Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan
sumber daya lainnya. Data-data ini merupakan dasar dari akuntansi
pertanggungjawaban.
PROSEDUR
GLS
Proses pembaruan GLS sederhana secara konseptual dimulai dari
voucher jurnal yang mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan suber lainnya
ke departemen buku besar umum. Secara rutin merupakan rangkuman transaksi dari
akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berada di siklus
transaksi. Transaksi yang jarang terjadi, bersama dengan jurnal penyesuaian dan
jurnal pembalik dari sistem pelaporan keuangan, juga memasuki GLS dengan cara
yang sama.
SISTEM
PELAPORAN KEUANGAN
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para
pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Para
pengguna informasi luar tertarik dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan,
maka mereka memerlukan informasi yang memungkinkan mereka mengamati tren
kinerja selama beberapa waktu untuk melakukan perbandingan. Oleh karena itu,
informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua
perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dapat dipahami oleh
pihak eksternal.
PENGGUNA
YANG CANGGIH DENGAN KEBUTUHAN INFORMASI YANG HOMOGEN
Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya
terdiri atas para pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif
homogen. Diasumsikan bahwa pengguna laporan keuangan memahami berbagai konvensi
dan prinsip akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki
kandungan informasi yang berguna.
AKTIVITAS
FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku
besar umum saat ini, file sejarah buku besar umum, dan input langsung dari
kelompok pelaporan keuangan. Output umum dari FRS adalah laporan keuangan. FRS
juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif,
pengembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang.
PROSES
AKUNTANSI KEUANGAN
Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun
fiskal yang baru dilanjutkan dengan langkah-langkah:
1. Mencatat
transaksi pada dokumen sumber yang sesuai
2. Mencatat di
jurnal khusus untuk transaksi yang muncul teratur dan di jurnal umum untuk
transaksi yang jarang terjadi.
3. Membukukan
ke buku besar pembantu
4. Membukukan
ke buku besar umum
5. Menyiapkan
neraca percobaan yang belum disesuaikan
6. Membuat
jurnal penyesuaian
7. Menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penyesuaian
8. Menyiapkan neraca
percobaan yang telah disesuaikan
9. Menyiapkan laporan
keuangan
10. Menjurnal dan
membukukan ayat jurnal penutup
11. Menyiapkan neraca
percobaan pascapenutupan
POTENSI
RESIKO DALAM GL/FRS
a) Persiapan penjurnalan
tidak sesuai
b) Ada jurnal
yang tidak di post
c) Jumlah
debit dan kredit tidak sama
d) Buku besar
pembantu tidak sesuai dengan akun kontrol G/L
e) Akses yang
tidak tepat ke G/L
f) Jejak audit
yang tidak sesuai
g) Data hilang
atau rusak
h) Terjadi
kesalahan neraca karena Voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar
ISU
PENGENDALIAN GL/FRS
·
Otorisasi Transaksi
Voucher jurnal merupakan dokummen yang mengotorisasi
suatu ayat jurnal ke buke besar umum. Penting bagi integritas catatan akuntansi
bahwa voucher jurnal diotorisasi dengan benar oleh manajer yang
bertanggungjawab di departemen sumber.
·
Pemisahan
Tugas
Petugas administrasi buku besar umum tidak boleh:
Ø Memiliki tanggung
jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu.
Ø Menyiapkan voucher
jurnal
Ø Bertanggungjawab
dalam mengawasi aktiva fisik.
·
Pengendalian
Akses
Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar
umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan, dan salah penyajian dalam laporan
keuangan. Pengendalian akses memiliki dua elemen, yaitu akses langsung dan
akses tidak langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dapat dikurangi
dengan memastikan bahwa voucher jurnal dibukukan hanya oleh individu yang
diotorisasi. Sedangkan dalam akses tidak langsung, pemberian nomor dan
pencatatan dokumen-diokumen akan menjadi sarana akuntabilitas.
·
Catatan
Akuntansi
Basis data buku besar umum merupakan salah satu
komponen penting dari sistem catatan akuntansi yang harus dipertahankan oleh
perusahaan. Salah satu aspek penting dari fungsi pencatatan adalah pemeliharaan
jejak audit. Jejak audit diperlukan untuk memberikan kemampuan untuk menjawab
pertanyaan, mampu merekontruksi file jika semua atau sebagian file mengalami
kerusakan, menyediakan data historis yang diperlukan oleh para auditor,
memenuhi peraturan pemerintah, dan menyediakan sarana untuk mencegah,
mendeteksi, serta memperbaiki kesalahan.
·
Verifikasi
Independen
Buku besar umum digambarkan sebagai suatu langkah
verifikasi independen di dalam Sistem Informasi Akuntansi. Voucher jurnal
mengalir dari berbagai departemen operasional ke GL/FRS untuk secara independen
direkonsiliasikan dan dibukukan ke akun-akun buku besar umum. GL menghasilkan
dua laporan operasional, yaitu daftar voucher jurnal yang menyediakan perincian
yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima oleh GL/FRS sebagi
input dan laporan perubahan buku besar umum yang menyajikan pengaruh transaksi
voucher jurnal pada akun buku besar umum.
PERAN
VOUCHER JURNAL
Sistem GL
Batch
Meringkas pengaplikasian proses transaksi dan menangkap
transaksi di voucher jurnal di mana transaksi-transaksi tersebut ditahan,
ditinjau, dan kemudian diposting ke buku besar.
Sistem GL
Real-time
Setiap transaksi diposting langsung ke dalam buku besar dan
pada saat bersamaan membuat voucher jurnal. Sistem ini menyediakan referensi
posting dan jejak audit.
LAPORAN
DENGAN HTML
Banyak perusahaan memposting laporan keuangan mereka di
website dengan menggunakan html. Laporan html tidak bisa diproses dengan otomatis
menggunakan teknologi informasi. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan XBRL.
XML: eXtensible Markup
Language
XML adalah bahasa meta yang digunakan untuk menjelaskan bahasa
markup. Extensible berarti bahwa setiap bahasa markup dapat dibuat menggunakan
XML. Termasuk penciptaan bahasa markup mampu menyimpan data dalam bentuk
relasional, di mana format perintah diletakkan ke dalam nilai data. Selain intu
juga dapat digunakan untuk model struktur data dalam database internal suatu organisasi.
XBRL: eXtensible Business
Reporting Language
XBRL adalah
bahasa database XML untuk metode standar untuk menyiapkan, menampilkan, dan
informasi penukaran laporan keuangan. Taksonomi XBRL adalah skema
klasifikasi.
Keuntungan:
Ø Penawaran
dalam bisnis memperluas informasi keuangan
untuk semua pihak yang berkepentingan.
Ø Perusahaan yang menggunakan
teknologi database XBRL dapat lebih cepat
dalam proses
pelaporan.
Ø Konsumen dengan mudah dapat mengimpor dokumen XBRL ke database internal dan alat analisis agar proses pengambilan keputusan mereka lebih mudah.
IMPLIKASI UNTUK AKUNTANSI
Audit implikasi untuk XBRL:
·
Penciptaan taksonomi : hasil taksonomi yang salah dapat menyebabkan
kekeliruan dalam data keuangan.
·
Validasi dokumen :
memastikan bahwa taksonomi yang tepat dan pelabelan telah diterapkan.
·
Lingkup audit dan jangka waktu: dampak
pada tanggung jawab auditor sebagai konsekuensi dari distribusi real-time dari
laporan keuangan.
COSO Pengendalian Masalah: IT
Kontrol
Aplikasi IT
·
Kontrol Input / Proses / Output melayani tujuan yang sama dalam GLS
seperti dalam aplikasi pemrosesan transaksi.
·
Posting langsung ke GL perlu
perhatian khusus karena adanya rekonsiliasi dan pemeriksaan
kartu penjualan berpa risiko kesalahan logika
aplikasi sistematis dan integritas aplikasi yang harus
dipastikan melalui sistem yang efektif.
SISTEM
PELAPORAN MANAJEMEN
Meskipun sifatnya tidak wajib, MRS telah lama secara tidak
formal dianggap sebagai elemen penting dalam sistem pengendalian internal
perusahaan.
FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI MRS
Proses Pengambilan
Keputusan
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah:
1. Mengidentifikasi
masalah
Pengambilan keputusan biasanya tidak bisa memecahkan
masalah sebelum mengidentifikasinya dengan baik. Oleh karena itu, langkah
pertama yaitu mengidentifikasi masalah menjadi proses yang penting agar
nantinya manajer dapat dengan tepat mengambil keputusan.
2. Mengevaluasi
solusi alternatif
Dalam mengevaluasi solusi-solusi alternatif,
pengambilan keputusan harus mengidentifikasi semua kriteria keputusan yang
relevan. Mengabaikan setiap faktor penting akan menghasilkan keputusan yang
tidak optimal.
3. Mengimplementasikan
solusi yang terbaik
Tahap implementasi dari proses pengambilan keputusan
melibatkan sejumlah besar perencanaan yang terperinci. Pengambilan keputusan
harus melibatkan semua sumber daya yang perlu untuk mengimplementasikan
keputusan tersebut.
4. Melakukan pemeriksaan
pascaimplementasi
Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk menentukan apakah
keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.
Prinsip
Manajemen
Prinsip yang langsung mempengaruhi MRS adalah:
1. Formalisasi
pekerjaan
Prinsip formalisasi pekerjaan menyatakan bahwa pihak
manajemen harus menstruktur perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukannya.
Tujuan formalisasi pekerjaan adalh untuk menghidari suatu struktur organisasi
di mana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung
pada individu tertentu. Implikasi untuk MRS, formalisasi pekerjaan suatu
perusahaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung
pekerjaan tersebut.
2. Tanggungjawab
dan wewenang
Prinsip tanggungjawab merujuk pada kewajiban individu
untuk mencapai hasil yang diinginkan. Implikasi untuk MRS, prinsip tanggungjawab
dan wewenang mendefinisikn jalur pelaporan vertikal perusahaan di mana
informasi mengalir.
3. Jangkauan
pengendalian
Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada
jumlah bawahan yang langsung di bawah pengendaliannya. Implikasi untuk MRS,
para manajer dengan jangkauan pengendalian sempit sering terlibat dengan
operasi terperinci dan keputusan tertentu.
4. Manajemen
dengan pengecualian
Prinsip manajemen dengan pengecualian menunjukan bahwa
para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang
berpotensi bermasalah daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau keputusan. Implikasi
untuk MRS, para menajer perlu informasi yang mengidentifikasikan operasi atau
sumber daya yang berisiko tidak dapat dikendalikan
Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen
1.
Keputusan Perencanaan Strategis
Para manajer tingkat atas melakukan keputusan perencanaan strategis,
seperti:
·
Menetapkan tujuan perusahaan.
·
Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis, seperti misalnya
pangsa pasar yangdiinginkan, pasar yang ingin dimasuki atau dibuang perusahaan,
tambahan lini produk baru dan penghapusan produk lama, dan keputusan merger
serta akuisisi.
·
Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi.
·
Menetapkan filosofi manajemen.
2.
Keputusan Perencanaan Taktis
Keputusan perencanaan taktis berada di
bawah keputusan strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka waktu
keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan
kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan keputusan strategis.
3.
Keputusan Kontrol Manajemen
Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah memotivasi para manajer di
semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku,
personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin. Manajer yang mengawasi,
mem-bandingkan kinerja manajer di bawahnya dengan standar-standar yang
sebelumnya sudah ditetapkan.
4.
Keputusan Kontrol Operasional
Kontrol operasional memastikan bahwa
perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.
Keputusan kontrol operasional lebih sempit dan lebih fokus daripada keputusan
strategis dan taktis karena mereka memperhatikan pekerjaan operasi rutin.
Keputusan kontrol operasional lebih terstruktur daripada keputusan kontrol
manajemen, lebih bergantung pacta rincian daripada keputusan perencanaan, dan
kerangka waktunya lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.
Struktur Masalah
Struktur suatu masalah mencerminkan
seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah
memiliki tiga elemen, yaitu:
a.
Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan
dengan masalah tersebut.
b.
Prosedur, urutan langkah-Iangkah alan peraturan keputusan yang
digunakan untuk memecahkan masalah.
c.
Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan
masalah tersebut.
Masalah tidak terstruktur adalah
masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti,
prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.
Masalah seperti itu biasanya kompleks dan melibatkan pengambil keputusan pada
situasi yang spesifik. Dalam situasi ini, analis sistem tidak dapat sepenuhnya
berantisipasi kebutuhan pemakai informasi, menyebabkan teknik pemrosesan data
tradisional menjadi tidak efektif.
Jenis-jenis Laporan Manajemen
1.
Tujuan Laporan
Mengurangi
tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan snafu masalah yang dihadapi
pengambil keputusan dan mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara
yang positif. Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan ini berarti kurang
kandungan informasinya dan tidak bernilai.
2.
Laporan yang Diprogram
Terdapat dua subkelas laporan yang diprogram: laporan jadwal dan
laporan menurut permintaan. Sistem pelaporan manajemen menghasilkanlaporan
jadwal menurut kerangka waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan,
kuartalan, dan sebagainya. Laporan menurut permintaandigerakkan oleh
peristiwa, bukan oleh kerangka waktu.
3.
Atribut Laporan
a.
Relevan. Setiap elemen informasi dalam suatu laporan harus
mendukung keputusan manajer.
b.
Ringkas. Laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer
dalam hierarki organisasi.
c.
Orientasi Pengecualian. Laporan-laporan kontrol harus
mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar kontrol dan harus
mengabaikan aktivitas yang di bawah kontrol.
d.
Akurasi. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan
material.
e.
Kelengkapan. Informasi harus selengkap mungkin. Setiap informasi
yang esensial bagi pengambilan keputusan harus ada dalam laporan.
f.
Tepat Waktu. Informasi yang tepat waktu, yaitu cukup lengkap dan
akurat, lebih berharga daripada informasi yang sempurna tetapi terlambat untuk
digunakan.
g.
Padat. Laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk
menampilkan klasifikasi data kompleks dan menyediakan semua perhitungan yang
perlu bagi pemakai.
4.
Laporan Khusus
Pihak manajemen mengetahui bahwa informasi adalah inti dari operasi
bisnis dan mereka dapat menggunakan data yang disimpan untuk memperoleh wawasan
berharga tentang bisnis mereka. Penambangan data adalah proses memilih,
menggali, dan memodelkan se-jumlah besar data untuk membuka relasi dan pola
global yang ada dalam database berukuran besar tetapi
"tersembunyi". Hal ini melibatkan teknik canggih seperti pertanyaan
database (database queries) dan kecerdasan buatan (artificial intelligence) yang
memodelkan fenomena dunia nyata dari data yang dikumpulkan dari berbagai
sumber, termasuk sistem pemrosesan transaksi, database sejarah
pelanggan, dan data demografis dari sumber eksternal seperti biro-biro kredit.
Akuntansi Pertanggungjawaban
1.
Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran
Proses penganggaran membantu pihak manajemen mencapai tujuan
keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen
organisasi. Mekanisme ini membawa standar-standar ke manajer segment yang
akan digunakan oleh manajer senior untuk mengukur kinerjanya.
2.
Pengukuran dan Pelaporan Kinerja
Pengukuran
kinerja dan pelaporan dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan.
Informasi mengalir ke atas sebagai laporan pertanggungjawaban ke level manajemen
senior. Informasi dalam laporan-laporan tersebut menjadi sangat ringkas di
setiap level manajemen yang lebih tinggi.
3.
Pusat Pertanggungjawaban
a.
Pusat Biaya. Suatu pusat biaya merupakan suatu unit organisasional
dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas anggaran.
Misalnya, suatu departemen produksi dapat bertanggung jawab untuk memenuhi
kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya produksi (tenaga kerja,
bahan baku, dan overhead) dalam jumlah anggaran. Laporan kinerja untuk manajer
pusat biaya mencerminkan perilaku biaya yang dapat dikontrol dengan fokus pada
anggaran biaya, biaya aktual, dan varian dari anggaran. Pengukuran kinerja
seharusnya tidak mempertimbangkan biaya-biaya yang di luar kontrol manajer,
seperti misalnya investasi di peralatan pabrik atau penyusutan gedung.
b.
Pusat Laba. Seorang manajer pusat laba bertanggung jawab untuk
mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan. Laporan kinerja untuk manajer
pusat laba berbeda dari pusat biaya. Akan tetapi, pendekatan laporannya sama,
yaitu pada item-item yang dapat dikontrol. Ketika hanya item-item yang dapat
dikontrol digunakan untuk menilai kinerja manajer, pusat laba itu sendiri
dinilai oleh kontribusinya setelah biayabiaya yang tidak dapat dikontrol.
c.
Pusat Investasi. Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum
untukmengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi organisasi.
Asumsikan bahwa salah satu divisi perusahaan adalah pusat biaya dengan
tujuannya adalah memaksimalkan tingkat pengembalian investasi aktiva. Kisaran
tanggung jawab manajer divisi ini meliputi manajemen biaya, manajemen produk,
pemasaran, distribusi, dan disposisi modal melalui investasi dana ke dalam
proyek-proyek dan pekerjaan yang berisiko yang menghasilkan tingkat keuntungan
yang diharapkan.
Pertimbangan Perilaku
1.
Keserasian Tujuan
Berbicara
tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu otoritas, tanggung jawab, dan
formalisasi pekerjaan, ketika diterapkan dengan benar dalam suatu organisasi,
prinsip-prinsip ini mempromosikan keserasian tujuan (goal congruence). Manajer
tingkat lebih rendah yang mencapai tujuannya berkontribusi secara positif ke
tujuan superiornya
2.
Informasi yang Berlebihan
Informasi yang
berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima infor-masi berlebih dari yang
ia dapat cernakan. Hal ini terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan
tidak mempertimbangkan level organisasional dan jangkauan kontrol manajer
dengan tepat.
3.
Ukuran Kinerja yang tidak Tepat
Ingat kembali
bahwa salah satu tujuan suatu laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang
konsisten dengan tujuan perusahaan. Akan tetapi, ketika ukuran kinerja yang
tidak tepat digunakan, laporan itu tidak memiliki efek tersebut.
Sumber : Hall, James a, 2007. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1 Jilid4. jakarta: Salemba Empat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar